CQI ฝ่ายบริหารงานทั่วไป
- ชื่อผลงาน : พัฒนาระบบงานรับ - ส่งหนังสือภายในให้ทันท่วงที
- ปัญหาและสาเหตุ (Problem) :
งานธุรการ ให้บริการด้านงานธุรการทั่วไป งานสารบรรณ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้มารับบริการ รวมทั้งการประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานให้เกิดความคล่องตัวและราบรื่น เพื่อให้เกิดการบริหารจัดการในงานด้านนี้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายในวัน และเวลาราชการ
ระบบงานรับ - ส่งหนังสือที่ผ่านมาพบว่าในการรับ - ส่งหนังสือภายใน สาเหตุมาจากสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด ส่งหนังสือผ่านงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ใกล้ เวลา 16.30 น. หรือ หลังจาก 16.30 น. และเจ้าหน้าที่ธุรการจะต้องถ่ายสำเนาเอกสารส่งให้ กลุ่มงาน/งาน/บุคคล ที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการ จึงทำให้ส่งหนังสือล่าช้า
- เป้าหมาย (Purpose) : ทุกหน่วยงานได้รับหนังสือราชการในทันท่วงที และได้รับหนังสือครบถ้วนถูกต้อง
- ตัวชี้วัดเพื่อการบรรลุเป้าหมาย (Performance Indicator) :
- ทุกหน่วยงานได้รับหนังสือราชการในทันท่วงที
- ป้องกันการได้รับหนังสือราชการล่าช้า 100%
- กระบวนการแก้ไขเปลี่ยนแปลง (Process of Improvement) : งานธุรการนำระบบ Social Network เข้ามามีส่วนร่วมในการรับ-ส่งหนังสือ ได้แก่
- โปรแกรมสารบรรณ’สาสุข
- โปรแกรม ระบบโรงพยาบาล HOSoffice
- โทรศัพท์มือถือ/แท็บแล็ต
- Line
- ผลของการเปลี่ยนแปลง (Performance) : จะเห็นได้ว่ามีการแก้ไขปัญหาในการรับ-ส่ง หนังสือราชการได้ทันท่วงที ตามความเร่งด่วนของหนังสือ เพื่อให้กลุ่มงาน/งาน/บุคคล ได้รับหนังสือราชการอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลาตามความเร่งด่วนของหนังสือ
- แนวทางการปรับปรุงต่อไป (Process for other Improvement) : จากผลการดำเนินงานที่ผ่านมา จะเห็นได้ว่า เจ้าหน้าที่ธุรการจะต้องมีความละเอียด รอบคอบ ในการจำแนกเนื้อหาของหนังสือราชการว่าควรต้องส่งหนังสือให้กับ กลุ่มงาน/งาน/บุคคล ใดที่ถูกต้อง และงานธุรการต้องมีแผนพัฒนาความรู้ของเจ้าหน้าที่ธุรการ และแผนพัฒนาในการดำเนินงานด้านเอกสาร และงานสารบรรณให้มากยิ่งขึ้น
- ผู้รับผิดชอบ (Person or Department) :
- นางพรทิพย์ คำบ้านฝาย
- นางสาวอชิรญา จูมเอื้อย
กลุ่มงานบริหารทั่วไป โรงพยาบาลฟากท่า ตำบลฟากท่า อำเภอฟากท่า จังหวัดอุตรดิตถ์ 53160 โทรศัพท์ 055 - 489339 ต่อ 115
